Kingswood

Procédures et déclarations à effectuer pour organiser un ACM : colonie de vacances, mini-séjour, camp, séjour spécifique.

Organiser pour des mineurs une colonie de vacances, un mini-séjour, un séjour sportif, un séjour linguistique, un camp d’ados ou un camp scout nécessite de respecter quelques obligations législatives et réglementaires. Cette fiche fait le point sur les procédures mises en place par les services de l’état en charge de la Jeunesse. Elle indique les démarches et déclarations à effectuer impérativement avant le départ.

100% # COLO

1 – Le ministère de la jeunesse et les interlocuteurs locaux : DDCS et DDCSPP

 

Déclarer un accueil collectif de mineursA l’échelon national, les Accueils Collectifs de Mineurs sont placés sous l’autorité du Ministère en charge de la jeunesse. Sa mission consiste à traduire les évolutions voulues par le législateur, à élaborer les réglementations ad-hoc. Elle définit les obligations des organisateurs, à mettre en place les outils de contrôle et d’évaluation des accueils. Le Ministère a aussi un rôle de promotion des ACM et veille à leur développement et à leur qualité éducative.

A l’échelon local, ce sont les services déconcentrés de l’Etat (directions départementales de la cohésion sociale (DDCS), et directions départementales de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCSPP)) qui sont chargées de la mise en œuvre des décisions ministérielles. Ces services, DDCS et DDCSPP, sont placés sous l’autorité du préfet du département. Ils sont les interlocuteurs de référence des organisateurs d’accueils collectifs de mineurs. C’est auprès d’eux que doivent être effectuées les démarches préalables à l’organisation d’un accueil : colonie ou centre de vacances, mini-séjour, camp d’ados, camp scouts, etc.

2- Organiser un ACM : les cinq obligations à respecter.

Les organisateurs d’un Accueil Collectif de Mineurs, quels qu’ils soient (organisme public ou privé, association, club sportif, comités d’entreprise, association agrée à l’accueil de scoutisme, particulier,…) sont soumis à cinq grandes obligations :

  • La déclaration (accueil et local d’hébergement)
  • Le respect des conditions d’encadrement : qualification, taux et capacité
  • Définition du projet éducatif et le projet pédagogique
  • L’assurance en responsabilité civile
  • Le respect des mesures d’hygiène et de sécurité

Blog pour colonie ou camp

 

A – Déclarer l’accueil et l’hébergement auprès de la DDCS ou DDCSPP*.

 

Les accueils collectifs de mineurs (article L-227-1 à 4 et R227-1) doivent être obligatoirement déclarés auprès de la DDCS/DDCSPP, soit du siège social de votre organisme, soit de votre résidence si vous êtes un particulier. Les accueils ne rentrant pas dans cette définition ne peuvent pas être déclarés.
De même, les locaux servant à héberger les mineurs doivent être déclarés à la DDCS/DDCSPP du lieu d’implantation.


*DDCS/DDCSPP (direction départementale de la cohésion social/ direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations).


La Nouvelle procédure de déclaration des accueils de mineurs (arrêté du 3 novembre 2014 relatif à la déclaration préalable).


La déclaration auprès de la DDCS/DDCSPP du siège social du déclarant ou de l’organisateur se fait en deux temps : – dépôt d’une fiche initiale et – dépôt d’une ou plusieurs fiches complémentaires.
Vous devez effectuer votre déclaration en ligne


Si vous n’avez pas accès à Internet, il vous est toujours possible d’envoyer votre déclaration par voie postale en utilisant un des formulaires suivants :

LE DEPOT DE LA FICHE INITIALE

Dans la plupart des cas, la fiche initiale doit être déposée deux mois avant le début de l’accueil auprès de la DDCS/DDCSPP du siège social du déclarant ou de l’organisateur,
A la réception de cette fiche, un accusé de réception est délivré par la DDCS/DDCSPP.


LE DEPOT DE LA OU DES FICHES COMPLEMENTAIRES

La fiche complémentaire doit être déposée : – au plus tard 8 jours avant le début du séjour ou du premier accueil de l’année scolaire considérée pour les accueils de loisirs extrascolaires et les accueils de jeunes ;
Au plus tard 1 mois avant le début de chaque accueil de scoutisme avec hébergement d’une durée supérieure à 3 nuits consécutives ; -tous les 3 mois et au plus tard 2 jours ouvrables avant le début du trimestre considéré pour les autres accueils de scoutisme.
Un récépissé attestant de la réception de la déclaration et comportant le numéro d’enregistrement est délivré par la DDCS/DDCSPP à l’issue du dépôt de chaque fiche complémentaire.

Lorsque la fiche initiale ou une fiche complémentaire sont incomplètes, la DDCS/DDCSPP demande à l’organisateur de lui fournir les éléments manquants dans des délais qu’elle précise.


LE CAS DE L’ACCUEIL DE LOISIRS PERISCOLAIRE

La déclaration d’un accueil de loisirs périscolaire s’effectue sur une fiche unique de déclaration au plus tard 8 jours avant le début de l’accueil.
Déclaration des locaux d’hébergement des mineurs Vous devez adresser le formulaire suivant à la DDCS/DDCSPP du département d’implantation du local :

Déclaration d’un local hébergeant des mineurs – CERFA n° 12751*01

 

Colos2017_1900x520_EspritEquipe

 

B – Le respect des conditions d’encadrement : qualification, taux et capacité

 

Les conditions d’encadrement et de qualification des ACM sont fixées par les articles R227-12 à 228 à du CASF et les arrêtés prévus pour leur application :

  • Article R227-12 à 228 du CASF
  • Arrêté du 09 février 2007 titres et diplômes
  • Arrêté du 13 février 2007 relatif aux seuils
  • Arrêté du 20 mars 2007 fonction publique territoriale
  • Arrêté du 21 mai 2007 accueils de scoutisme

Voir la réglementation

Les intervenants extérieurs ponctuels

– Les intervenants extérieurs prenant part ponctuellement à l’accueil pour animer une activité spécifique ne sont pas compris dans les taux d’encadrement mais doivent être déclarés sur la fiche complémentaire.
– Attention, la pratique et l’encadrement de certaines activités physiques sont réglementés par le CASF (R227-13 du CASF) (arrêté 25 avril 2012).

Interdictions et incapacités

Certaines personnes ne peuvent exercer quelque fonction que ce soit ou certaines fonctions auprès des mineurs en ACM. Il s’agit :

  • des personnes faisant l’objet d’une condamnation pour crime ou pour un des délits mentionnés à l’article L. 133-6 du CASF ;
  • des personnes faisant l’objet d’une mesure administrative d’interdiction d’exercer ou de suspension d’exercice (article L. 227-10 du CASF)

Condition d’accès au fichier des personnes ayant fait l’objet d’une mesure administrative

– Ce fichier est tenu par le ministère chargé de la jeunesse.
– Les organisateurs d’accueils de mineurs sont tenus de vérifier que les personnes appelées, à quelque titre que ce soit, à prendre part à l’un de ces accueils n’ont pas fait l’objet d’une mesure administrative. Cette information est accessible aux organisateurs d’accueils collectifs de mineurs par TAM (téléprocédure de déclaration).
– Les organisateurs qui ne seraient pas connectés à TAM doivent s’adresser à la DDCS/DDCSPP de leur lieu de domicile ou de leur siège social, elle fera alors elle-même la recherche.

Conditions d’accès au casier judiciaire

Lors de la réception de la déclaration d’un accueil, la DDCS/DDCSPP s’assure que le personnel d’encadrement de cet accueil ne fait pas l’objet d’une des condamnations inscrites à l’article L.133-6 du CASF.

 

C – Définition du projet éducatif et le projet pédagogique

 

Tout organisateur est tenu de fournir son projet éducatif lors de la déclaration. Ce document doit prendre en compte, dans l’organisation de la vie collective et de la pratique des diverses activités, les besoins psychologiques et physiologiques du public accueilli. Il définit les objectifs de l’action éducative et précise les mesures prises par l’organisateur pour être informé de sa mise en œuvre.

Le directeur et son équipe sont tenus d’établir un projet pédagogique (article R 227-23 à R 227-26 du CASF). Ce document décrit notamment la nature des activités proposées, la répartition des temps respectifs d’activité et de repos, les modalités de participation des enfants et des jeunes, ainsi que les caractéristiques des locaux et des espaces utilisés.

Il est impératif que le projet éducatif et le projet pédagogique soient communiqués aux représentants légaux de l’enfant avant l’accueil. Il s’agit d’une obligation réglementaire (art. R.227-26 du CASF).

 

D – L’assurance en responsabilité civile

 

Les organisateurs de l’accueil, comme l’exploitant des locaux où cet accueil se déroule, sont tenus de souscrire un contrat d’assurance garantissant les conséquences pécuniaires de leur responsabilité civile, ainsi que celles de leurs préposés et des participants aux activités qu’ils proposent. Les assurés sont tiers entre eux.

Les organisateurs sont également tenus d’informer les responsables légaux des mineurs concernés de leur intérêt à souscrire un contrat d’assurance.

Boite vocale pour séjour jeunes

 

E – Le respect des mesures d’hygiène et de sécurité

 

Y a-t-il des conditions d’admission des mineurs en ACM ?
Les parents ou le responsable légal du mineur doivent fournir :

  • sous enveloppe cachetée, certaines informations sur la santé du mineur,
  • des informations relatives à la vaccination antidiphtérique, antitétanique et antipoliomyélitique,
  • un certificat médical de non contre-indication pour la pratique de certaines activités physiques.

Y a-t-il des conditions d’admission pour le personnel en ACM ?

Chaque intervenant doit produire un justificatif relatif aux vaccinations obligatoires.

Quelles sont les mesures prévues pour le suivi sanitaire ?

– Un membre de l’équipe d’encadrement, placé sous l’autorité du directeur, est chargé du suivi sanitaire. Entre autres fonctions, il tient un registre des soins.
– Il est prévu un lieu pour isoler les malades.
– Aucun médicament ne peut être administré à un mineur sans prescription médicale.
– Lorsqu’un mineur suit un traitement, son responsable légal doit fournir l’ordonnance avec les médicaments qui doivent être marqués au nom de l’enfant.
– L’équipe d’encadrement dispose de moyens de communication pour alerter les secours et la liste des personnes et organismes susceptibles d’intervenir en cas d’urgence.

Quand faut-il informer les familles et l’administration sur l’état de santé des mineurs ?

L’organisateur est tenu d’informer sans délai la DDCS/DDCSPP du lieu de déroulement de l’accueil de tout “évènement grave”.
Par ailleurs, il doit informer les familles de tout accident ou maladie concernant leur enfant.

Qu’est-il prévu pour l’accueil des jeunes atteints de handicaps ou de troubles de la santé ?

Aujourd’hui de plus en plus d’organisateurs proposent des accueils au sein d’un groupe composé essentiellement d’enfants ou jeunes valides. Les animateurs, le directeur, l’organisateur sont informés avant le séjour des spécificités du handicap de chaque enfant, ce qui permet d’adapter les activités et l’organisation de la journée. De même, l’équipe d’encadrement est sensibilisée aux nécessaires précautions à prendre dans la vie quotidienne du jeune et au cours des activités.
Voir les recommandations

Quelles sont les obligations prévues pour les locaux hébergeant les mineurs ?

Des informations relatives au lieu ou local d’hébergement doivent être fournies lors de la déclaration. Afin d’en savoir plus, renseignez-vous auprès de la DDCS/DDCSPP.

 

3 – Comment procéder si le séjour se déroule à l’étranger ?

Les séjours collectifs de mineurs (colonies de vacances, camps d’ados, mini-séjours, etc, à l’exclusion des voyages scolaires) qui se déroulent à l’étranger sont soumis aux mêmes obligations que les séjours se déroulant en France. Ils doivent être déclarés auprès de la DDCS ou de la DDCSPP. La déclaration doit être effectuée de préférence par téléprocédure, sur le site du Ministère en charge de la Jeunesse :

Déclaration d’un accueil de mineurs par téléprocédure

A – Le séjour doit être déclaré :

Le répondeur des colos, centre de vacances, camps d'ados, camps scouts

  • Soit en séjour de vacances (plus de 3 nuits) ou en séjour court (de 1, 2, ou 3 nuits).
  • Soit en séjour spécifique (séjour sportif, linguistique, artistique et culturel, rencontre européenne de jeunes ou chantier de bénévoles) s’il répond à l’une des définitions précisée dans l’arrêté du 1er août 2006 modifié.

A la suite de cette déclaration, la DDCS ou la DDCSPP adresse un courrier à l’ambassade de France du pays dans lequel a lieu le séjour, l’informant du séjour de jeunes mineurs français sur ce territoire et des conditions de ce séjour.

B – Il est recommandé aux organisateurs :

  • Consulter le site Internet du ministère des Affaires étrangères qui donne pour chaque pays des informations actualisées d’ordres sanitaire et sécuritaire.
  • Consulter le site Internet du ministère chargé de la Santé concernant les événements sanitaires (canicule, épidémie, contaminations…).
  • D’inscrire le nom du responsable du groupe sur le télé-service Ariane du ministère des Affaires étrangères.
  • De s’informer de la législation applicable à un accueil de mineurs dans le pays où il se déroule (informations supplémentaires à l’ambassade de France du pays dans lequel se déroule le séjour).
  • Sensibiliser les mineurs au fait qu’ils vont découvrir une autre culture et devoir changer leurs habitudes (alimentaires, rythme de vie…).
  • Présenter explicitement aux mineurs participants et à leurs responsables légaux leurs responsabilités en cas de comportements infractionnels (exclusion du séjour, rapatriement, prise en charge des mineurs dans le cas d’arrestation…).
  • D’informer clairement les représentants légaux des mineurs participants de leur obligation de prendre à leur charge les mineurs en cas d’incident interrompant le séjour et de se déplacer dans le pays où se déroule le séjour.

C – En cas d’incident – ou accident – durant un séjour à l’étranger, les responsables doivent :

Signaler sans délai à l’ambassade et/ou au Consulat compétent tout incident ou accident comme :

  • la survenance d’un décès.
  • une hospitalisation de plusieurs jours.
  • un accident individuel susceptible d’entraîner une incapacité de longue durée.
  • un incident concernant un nombre important de « victimes » (intoxication alimentaire…).
  • un incident ayant nécessité l’intervention des forces de l’ordre ou de sécurité (secours en mer ou en montagne).
  • un dépôt de plainte.
  • un incident mettant en péril la sécurité physique ou morale de mineurs (infraction, affaire de mœurs…).
  • un accident pouvant donner lieu à une médiatisation importante.

Communiquer à l’Ambassade et/ou au Consulat les informations suivantes :

  • les nom, prénoms, âge des mineurs.
  • le numéro de leur passeport et le lieu de délivrance.
  • les coordonnées exactes et actuelles de leurs représentants légaux.
  • Celles des personnes encadrant le séjour à l’étranger permettant de les joindre à tout moment.
  • les coordonnées de l’assureur de l’organisateur du séjour.

Prendre toute mesure appropriée afin de maintenir un encadrement adapté et opérationnel des mineurs. Notamment en cas de survenance d’un incident obligeant le mineur à rester à l’étranger après la fin du séjour.

Prendre toute disposition utile à l’égard de l’assureur du voyage et à l’égard des représentants légaux.

♦♦♦

* Notes :

  DDCS : Direction Départementale de la Cohésion Sociale. DDCSPP: Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations.

Les liens complémentaires utiles :

 

Les documents à télécharger et à conserver dans votre dossier :
Procédures et déclarations pour organiser un Accueil Collectif de Mineurs Fiche pratique Animateurs, et formulaires administratifs de déclaration (.pdf)
• Organiser un Accueil Collectif de Mineurs : procédures et déclarations• Déclaration d’un Accueil avec hébergement (CERFA N°12757*01)
• Déclaration d’un Accueil de scoutisme (CERFA N° 12767*01)
• Fiche complémentaire à la déclaration d’un séjour de vacances (CERFA N° 12759*01)
• Fiche complémentaire à la déclaration d’un séjour court (CERFA N° 12761*01)
Fiches de préparation colonie de vacances, camp, séjour

**