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Organiser un voyage en car pour partir
en colonie de vacances, mini-séjours, camp d’ados…

Comment choisir un transporteur pour voyager avec un groupe d’enfants ou d’ados ? Comment faire établir un devis et vérifier une proposition ? Toutes les entreprises de transport sont-elles habilitées au transport d’enfants ? Combien d’encadrants faut-il dans le bus ? Quelles sont les règles de sécurité à respecter ? Partir en minibus nécessite-t-il un permis particulier ? Etc. Cette fiche fait le point sur les informations à connaître pour organiser un voyage en car, avec des mineurs.

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1 – La réglementation concernant les transports d’enfants

 

La réglementation ainsi que les quelques recommandations ci-dessous s’appliquent à tous les transports d’enfants ou adolescents, en groupe, hors du cadre scolaire.

 

a – Comment choisir un transporteur ?

 

Choisir une entreprise de transport signifie lui confier le temps du voyage votre vie et celle des enfants dont vous avez la charge. Si le prix est un critère important, ce n’est pas le seul qui doit guider votre choix. La sécurité, le sérieux de l’entreprise, la confiance qui s’instaure – ou pas – avec son responsable et ses chauffeurs sont aussi importants que l’aspect financier. Avant de signer un devis qui vous engage, n’hésitez pas à rencontrer les entreprises, à vous enquérir de leurs références, et même à visiter leurs véhicules. Mieux vaut payer 5% de plus et voyager dans des conditions de confort et de sécurité optimales plutôt que risquer de finir au bord d’une route avec 30 enfants, et sans solution de remplacement. N’hésitez pas non plus à interroger d’autres responsables de séjours avec des jeunes : ils ont déjà fait appel à des transporteurs, ils sauront vous conseiller dans vos démarches.

Sélectionnez 3 ou 4 entreprises et adressez-leur une demande de prix. Celle-ci doit être détaillée : dates de départ et de retour, nombre d’enfants et d’adultes prévus, destination(s), trajets programmés durant le séjour si il y a lieu, type d’hébergement prévu pour le ou les chauffeurs si besoin est, demandes spécifiques… Plus votre demande sera précise, plus les entreprises pourront ajuster leur prix, et vous éviterez ainsi d’éventuelles surprises pendant ou après le voyage. Comme toute offre commerciale, le devis d’un transporteur offre une marge de négociation. Celle-ci peut porter sur le prix, ou sur d’autres éléments : type de véhicule, organisation d’une petite formation sécurité avant le départ, étalement des règlements, solution de remplacement en cas de panne du véhicule, etc… Jouez de vos compétences de négociateur ou négociatrice !

Boite vocale pour séjour jeunes

En général, les transporteurs proposent des contrats type, qu’ils adaptent à chaque demande. Rien ne vous interdit de demander qu’une clause spécifique, ou une condition négociée oralement avec l’entreprise, figure noir sur blanc sur ce contrat. Présente dans chaque département par le biais d’une antenne locale, l’ANATEEP peut aussi vous aider et vous orienter dans vos recherches. L’ANATEEP (Association nationale pour les transports éducatifs de l’enseignement public) est une association de transporteurs, liée à l’Education Nationale et dont la mission est “l’amélioration du transport scolaire, et des transports collectifs de jeunes”. Vous pouvez télécharger en bas de cette fiche le “Contrat type – Transport de voyageurs” qu’elle propose.

b – Quel doit être l’encadrement durant un trajet en car ?

 

Durant les voyages en car, les règles d’encadrement des ACM (colonies de vacances, centres de vacances,…) s’appliquent, soit :

  • 2 animateurs au minimum, quelle que soit la taille du groupe,
  • Enfants de 4 à 6 ans : 1 animateur supplémentaire pour 8 enfants,
  • Enfants de 6 à 18 ans : 1 animateur supplémentaire pour 10 enfants.

 

c – Le rôle des animateurs avant et durant le voyage.

 

Repondeur séjours enfants ou adosAvant le départ, si la destination se situe hors du département de départ ou des départements limitrophes, le responsable du groupe doit établir une liste des personnes transportées, dans chaque véhicule et la conserver sur lui. Cette liste doit comprendre le nom et le prénom de chaque passager, ainsi que les coordonnées téléphoniques d’une personne à contacter pour chaque mineur. Le document doit aussi indiquer la date et les caractéristiques générales du transport ainsi que les coordonnées téléphoniques de l’organisateur (Arrêté du 18 mai 2009 relatif au transport en commun de personnes). Un modèle de “Liste des personnes transportées” vous est proposé dans le dossier téléchargeable en bas de cette fiche.

Le jour du départ, il est conseillé d’effectuer avec le chauffeur, les animateurs, et les enfants en fonction de leur âge, une courte formation sécurité :

  • comment s’effectue la montée et la descente du car ?
  • qui donne l’autorisation de descendre du car ?
  • où se trouvent et comment utiliser les équipements de sécurité ? (extincteur, marteaux brise-vitres, lampe, boîte premiers secours)
  • quand et comment mettre les ceintures de sécurité ?
  • comment forcer l’ouverture des portes en cas de besoin ?
  • comment évacuer le car en cas d’urgence ?
  • comment réagir en cas de malaise du chauffeur ?

 

Dix ou quinze minutes suffisent pour aborder ces questions. Certains autocaristes proposent ce type de formation avant de démarrer. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à spécifier sur vos demandes de devis que vous souhaitez en bénéficier, et les points que vous voulez voir abordés. La qualité des réponses est un des éléments permettant d’évaluer le sérieux des entreprises.

Pendant le voyage, les animateurs doivent être disposés à proximité des issues de secours ainsi qu’aux places exposées du véhicule (places avant et place arrière centrale). Ils doivent veiller à ce que les enfants ou ados restent assis à leur place, ceinture attachée, et ne dérangent pas le conducteur. Si le trajet se déroule de nuit, il est prudent qu’un animateur, placé à l’avant du car, reste éveillé. Beaucoup d’accidents pourraient être évités avec un tout petit peu de vigilance de la part de chacun.

 

2 – Utilisez le dossier “ Voyager en car avec des enfants ou ados ”

 

Pour faciliter la préparation des voyages en car, Keezam met à votre disposition un dossier complet, comprenant les documents suivants :

  • La règlementation concernant le transport en car de mineurs.
  • Les questions les plus fréquentes et leurs réponses.
  • Un modèle pour une “Demande de devis”, à l’attention des sociétés de transport.
  • Un modèle pour une “Liste des personnes transportées”. Cette liste est obligatoire pour tout déplacement hors du département de départ et des départements limitrophes.

 

Vous pouvez télécharger ces deux derniers documents – Demande de devis et Liste des personnes transportées – en format Word (.doc) ou OpenOffice (.odt), pour les utiliser facilement quelque soit votre équipement informatique. Les zones signalées en rouge [ comme cela ] indiquent alors les endroits à personnaliser.

Bonne préparation… et bonne route !

Les documents à télécharger et à conserver dans votre dossier :
Organiser un voyage en car – Fiche pratique Animateur Fiche pratique Animateurs et documents complémentaires

• Préparer un voyage en car avec des enfants ou ados (Pdf)
Demande de devis et Liste des personnes transportées (Word)
• Demande de devis
et Liste des personnes transportées
(OpenOffice)
• Contrat type de l’ANATEEP : Transport en commun en autocar (Pdf)

Fiches de préparation colonie de vacances, camp, séjour

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