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Organiser une réunion d’informations parents
avant une colo, un mini-séjour, un camp d’ados…

Réunion d'information parentsComment organiser une réunion d’information avec les parents avant une colonie ou un centre de vacances, un voyage associatif ou sportif, un camp d’ados ou un mini-camp ? Quelles informations est-il important de leur transmettre ? Une seule réunion suffit-elle ? Quels renseignements ou autorisations faut-il penser à demander ? Comment les rassurer à l’approche du départ ?…

Cette fiche aide à préparer la réunion parents, préalable à tout séjour de vacances avec des mineurs.

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1 – Pourquoi organiser une réunion d’information parents avant un séjour ?

 

La réunion d’information qui précède un départ en séjour de vacances avec des jeunes est souvent la seule occasion – ou une des rares occasions – offerte aux parents de rencontrer les personnes à qui ils vont, durant quelques jours ou quelques semaines, confier leurs enfants.

Il s’agit donc pour les familles d’un moment important, auquel il convient d’accorder le temps et l’attention nécessaires. Cette réunion a principalement pour objectifs :

1 – de permettre aux organisateurs et responsables du séjour d’informer les parents de la façon la plus complète possible, et de leur donner les ultimes recommandations avant le départ.

2 – d’offrir aux parents la possibilité de poser toutes les questions qu’ils souhaitent, de transmettre aux responsables du séjour les informations qui leur semblent important de partager, mais aussi d’exprimer de légitimes inquiétudes.

Mais la réunion parents est aussi l’occasion pour chacun (parents, enfants, organisateurs, directeurs, animateurs)  de se rencontrer, se parler, et d’établir une relation de confiance indispensable au bien-être des enfants et à la réussite du séjour.

 

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2 – Une ou plusieurs réunions parents, et quand ?

 

Le choix d’organiser une ou plusieurs réunions, et leur date, dépend surtout de la nature du projet et des besoins exprimés par les différents protagonistes : organisateurs, animateurs, parents, mais aussi les enfants ou ados concernés.

Plus les enfants sont jeunes, plus ils ont besoin d’être rassurés par des parents eux mêmes rassurés et confiants. Deux réunions préparatoires, à quelques semaines d’intervalle, permettent alors à chacun de préparer en douceur le départ, et de contenir une éventuelle angoisse de séparation qui peut toucher un enfant autant qu’un parent. Prendre le temps nécessaire, et créer les conditions pour que l’enfant prenne conscience que son ou ses parents, loin de l’abandonner, le confient durant les quelques jours de la colo ou du mini-camp à d’autres adultes en qui ils ont confiance, est la meilleure garantie d’un départ apaisé, puis d’un séjour réussi.

Si le séjour se déroule en partie ou en totalité à l’étranger, deux réunions, dont l’une plusieurs mois avant le départ, sont vivement recommandées. Elles permettent d’informer les parents quant aux formalités administratives – carte d’identité, passeport, visa, vaccins, etc… – indispensables, puis de vérifier que chaque mineur disposera bien le jour J des papiers et autorisations nécessaires. Faire établir un passeport ou obtenir un visa peut, selon la nationalité et la situation personnelle de chaque enfant, nécessiter de longues semaines, voire mois.

 

3 – Les principaux points à aborder durant la réunion parents.

 

La réunion d’information est l’occasion de donner aux parents une information complète et précise concernant le séjour. N’importe quel parent est inquiet s’il ignore où est son enfant, ce qu’il fait, avec qui, et s’il est totalement en sécurité. Répondre – devant eux et non par l’intermédiaire d’une lettre ou d’une brochure – à leurs légitimes questions et attentes, est la meilleure façon de rassurer les parents et d’instaurer la confiance.

Voici une liste des points que vous pouvez aborder. Cette liste, non exhaustive, est à adapter à la nature de votre projet : colo d’enfants ou d’ados, hébergement en dur ou sous tente, camp de jeunes, mini-camp, voyage sportif, séjour fixe ou itinérant, en France ou à l’étranger, etc…

a – L’organisateur, son projet, ses responsables :

  • présentation de l’association, du club, de l’organisme ou de la société organisatrice
  • historique du projet de séjour et motivations
  • présentation du projet éducatif, et de ses lignes directrices
  • présentation des responsables et de leurs rôles respectifs durant le séjour : directeur, animateur, assistant sanitaire, personnel d’accueil,…

Même si le séjour est organisé par une association, un club ou un organisme que tous les parents connaissent, consacrer quelques minutes à ces rappels leur permet de disposer tous d’un même niveau d’information.

b – Le départ, les transports et les formalités administratives :

  • date, heure et lieu du rendez-vous au départ et au retour
  • moyen(s)s de transport utilisé(s)
  • temps de transport
  • pause déjeuner ou pique-nique (pique-nique à emporter si besoin)
  • prise en charge des bagages
  • encadrement durant le voyage
  • etc.

 

Keezam'tel, la boite vocale des séjours de vacancesSi le trajet est effectué en car, demandez aux parents dont les enfants sont sensibles au mal des transports de prévoir de la cocculine ou un autre anti-nauséeux. Indiquez l’heure du rendez-vous, en prévoyant une marge de sécurité, et non l’heure du départ du car ou du train. Vous éviterez ainsi de voir des parents – et enfants – arriver à la dernière seconde mais persuadés d’être largement en avance. Enfin, pour éviter un stress inutile, fixez un point de rendez-vous précis, facile à trouver et si possible connu de tous.

Si le séjour se déroule à l’étranger, faîtes le point sur les formalités administratives : carte d’identité, passeport individuel ou de groupe, autorisation de sortie du territoire, vaccins,… Pour plus de sécurité, demandez aux parents une photocopie des papiers dès qu’ils sont établis. Pour connaître les formalités administratives selon le pays d’accueil et la situation de chaque mineur, consultez la « Fiche Animateurs : Les formalités pour un séjour à l’étranger »

c – L’encadrement :

  • présentation de l’équipe
  • explication du rôle de chacun : directeur, animateur, intervenant extérieur, assistant sanitaire, …

Si cela est possible, demandez à tous les encadrants qui interviendront durant le séjour d’être présents à la réunion, et d’expliquer eux-mêmes leurs rôles respectifs. Il est naturellement plus facile à un parent de faire confiance à un animateur qu’il a vu et avec qui il a échangé quelques mots, plutôt qu’à une personne qui lui est totalement inconnue.

d – Les conditions de vie durant le séjour :

  • le lieu du séjour, ou le calendrier des étapes s’il s’agit d’un séjour itinérant
  • présentation de l’hébergement : en dur ou sous tente, nombre d’enfants par chambre ou tente, équipements sanitaires, matériel, environnement proche, …
  • organisation quotidienne : heure des levers et couchers, activités, soirées, …
  • restauration : type de restauration (cuisine sur place ou liaison froide, alimentation bio, …), organisation des repas

Si vous disposez de quelques photos du lieu où les enfants séjourneront, ou des activités prévues, n’hésitez surtout pas à les montrer aux parents. Une photo, de l’environnement, d’une chambre, du réfectoire ou du camp, de telle ou telle activité, est souvent beaucoup plus évocatrice que n’importe quel discours et permet aux parents d’imaginer facilement dans quelles conditions vivront leurs enfants.

e – Les activités :

  • planning des activités prévues
  • encadrement des activités physiques ou sportives
  • visites et sorties

N’oubliez pas que certaines activités physiques ou sportives doivent être encadrées par du personnel spécialisé, formé et en nombre suffisant. Pour connaître la liste des activités concernées et les règles d’encadrement, consultez la « Fiche Animateurs : Encadrer les activités physiques et sportives »

f – La santé. La fiche sanitaire de liaison :

  • le rôle de l’assistant sanitaire
  • explication et distribution de la Fiche Sanitaire de Liaison que les parents doivent impérativement remplir, signer et remettre au responsable du séjour avant le départ
  • exposé des règles sanitaires en vigueur durant le séjour
  • la gestion des traitements médicamenteux
  • la gestion des régimes alimentaires
  • les ressources médicales sur place (médecin, pharmacie, hôpital, dentiste,…)
  • les modalités pratiques en cas de maladie ou accident

Si le séjour se déroule à l’étranger, parlez aussi de la Carte Européenne d’Assurance Maladie qui, dans tous les pays de l’Union Européenne, atteste des droits de l’enfant à l’assurance maladie et lui permet de bénéficier d’une prise en charge des soins médicaux.

Pour plus de détails sur le rôle de l’assistant sanitaire et l’importance de la fiche de liaison sanitaire, consultez la « Fiche Animateurs : Veiller sur la santé des mineurs »

g – La liste des affaires à emporter :

  • présentation du trousseau recommandé et distribution des fiches trousseau
  • la gestion du linge (marquage des vêtements, lessive ou pas durant le séjour,…)
  • les recommandations d’usage

Keezam met à votre disposition une fiche trousseau type, que vous pouvez télécharger et adapter à vos besoins. Pour en profiter : « Fiche Animateurs : Préparer le trousseau du séjour »

h – L’argent de poche et les objets de valeur :

Aborder le problème de l’argent et des objets de valeur avec les parents avant le départ permet de limiter les éventuels problèmes durant le séjour. Définissez, si possible en accord avec les parents et selon l’âge des enfants, un montant maximum d’argent de poche, en veillant à la meilleure homogénéité possible. Rappelez aux parents que leurs enfants ne manqueront de rien, et que l’argent de poche est destiné uniquement à l’achat de quelques souvenirs ou d’un éventuel pique-nique.

Pour les plus jeunes, il est prudent qu’un animateur joue le rôle de trésorier, garde l’argent de poche de chaque enfant et leur remette au moment opportun. Cela limite les drames liés à la perte, au vol, ou aux conséquences d’une gestion financière… parfois hasardeuse.

Alertez aussi les parents – et ados ! – sur les risques encourus par les objets de valeur. Les bijoux, téléphones, smartphones, tablettes et autres appareils numériques ne sont pas indispensables et peuvent facilement générer des tensions dans le groupe.

i – Les règles de vie durant le séjour :

Participer à une colo, un voyage sportif ou un centre de vacances, c’est d’abord vivre collectivité durant quelques jours. Cela nécessite que tous, adultes, enfants et ados, adoptent et respectent des règles communes. N’hésitez pas à rédiger un court « Règlement du séjour » ou « Règles de vie du séjour », en 8 ou 10 points, à l’expliquer aux mineurs et à leurs parents, et à leur faire signer. Voici quelques points que vous pouvez y faire figurer :

  • le respect des autres : animateurs, enfants, intervenants, habitants,…
  • le respect des lieux : gite, sanitaires, environnement,…
  • le respect des règles : horaires de lever et coucher, politesse, …
  • le partage : les tâches, des équipements, …
  • les sanctions encourues en cas de comportement inadapté ou délictueux.
  • etc…

 

j – Les questions financières :

Si toutes les questions financières n’ont pas été réglées avant la réunion, profitez de celle-ci pour faire le point avec les parents :

  • le budget du séjour et les principaux postes : transports, hébergement, restauration, activités, assurances,…
  • le coût par enfant
  • les conditions de règlement, l’échéancier, les moyens de paiement,…
  • les aides financières possibles : Comité d’Entreprise, CAF, services sociaux,…

 

4 – Utilisez votre boîte vocale pour donner des nouvelles aux parents.Keezam'tel, messagerie téléphonique des colo, camps, mini-séjours

 

Que vous partiez avec des enfants de 5 ans ou des ados de 16, la meilleure façon de ne pas être dérangés durant le séjour par des parents inquiets, consiste à prendre les devants en leur donnant des nouvelles régulières.

Vous disposez gratuitement d’une boîte vocale Keezam’tel. Il vous suffit de l’activer avant le départ, et vous pourrez à tout moment enregistrer des messages destinés aux parents. C’est la façon la plus simple de donner des nouvelles et de rassurer tous les parents rapidement, sans être dérangés par leurs appels. Keezam’tel fonctionne pour les séjours en France ou à l’étranger.

Pour découvrir Keezam’tel, et activer la boîte vocale de votre séjour, cliquez-ci.

Lors de la réunion d’information, remettez aux parents le Mode d’emploi des parents de la messagerie, agrémenté du Code Séjour attribué au moment de l’activation.

 

5 – Donnez la parole aux parents… et écoutez-les.

 

Enfin, pour clore la réunion, prévoyez 10 ou 15 minutes pour permettre aux parents de poser des questions, demander des précisions sur tel ou tel point, ou parfois uniquement d’exprimer leurs sentiments à l’approche du départ. Vous constaterez rapidement que le premier besoin d’une mère ou d’un père est d’être écouté et rassuré.

 

Les documents à télécharger et à conserver dans votre dossier :
Organiser une réunion parents avant un séjour – Fiche pratique Animateur Fiche pratique Animateurs (.pdf)
• La réunion d’information parents avant une colo, un camp, un séjour enfants ou ados….
Fiches de préparation colonie de vacances, camp, séjour

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