10 – Informer les parents du projet

Informer les parents d'un projet de voyage scolaire Les différentes étapes

Quand présenter aux parents le projet d’un voyage scolaire ?

Comment rédiger une lettre pour en expliquer les enjeux, et obtenir leur accord ?

Faut-il les associer dès le début au projet, et de quelle façon ? Est-il nécessaire d’adopter un règlement spécifique durant le voyage ?...

Un voyage scolaire n’est jamais une obligation imposée aux élèves. Sa réussite dépend en grande partie de leur l'adhésion et de celle de leurs parents. Cette fiche, et les documents qui l’accompagnent, vous aideront dans le travail d’information auprès des familles.

Une seconde fiche pratique, intitulée "Organiser la réunion d'information d'un voyage scolaire" complète celle-ci.

♦♦♦

1ère étape Informer les parents dès le début du projet : la lettre d'intention.

Que vos élèves aient 6 ou 16 ans, qu’ils soient en maternelle ou au lycée, que vous envisagiez de les emmener 3 jours en classe verte ou une semaine à Londres ou Berlin, n’attendez pas que votre projet soit finalisé pour en informer les parents.

Un voyage scolaire est, par nature, facultatif. Il est donc important – autant pour les élèves que pour les enseignants - que les parents comprennent son intérêt, s’y sentent associés, et puissent être informés et rassurés.

Dans un premier temps – le plus tôt possible au cours de l’année scolaire - une simple lettre d’intention suffit pour officialiser le projet et obtenir des familles un accord de principe. Expliquez en quelques mots les grandes lignes du projet, les dates probables du voyage, les ressources financières envisagées (participation de la caisse des écoles, subventions, ventes,…) et indiquez le montant maximum de la participation qui sera demandée aux parents.

Profitez de cette lettre pour sonder les parents en intégrant un coupon-réponse « Adhésion au projet de voyage scolaire », à vous retourner signé. A cette étape du projet, il s’agit uniquement d’un sondage qui n'a donc pas valeur d’engagement définitif, mais qui vous permettra de connaître le degré d’adhésion des parents au projet, et suscitera des questions ou des réactions de leur part. Informer les parents, même partiellement, le plus tôt possible, leur permet de s’y intéresser, d’engager d’éventuelles formalités administratives (établissement d’un passeport, d’un PAI,…), et d’intégrer le coût du séjour dans le budget familial.

La fiche pratique Enseignants que vous pouvez télécharger en bas de page intègre deux exemples de lettres d'information pour les parents. N'hésitez pas à vous en inspirer.

Blog pour classe de découverte

2ème étape - organiser une réunion d’information parents consacrée au voyage.

Moment clef dans la préparation d’un voyage scolaire, la réunion d’information avec les parents doit avoir lieu lorsque le projet est, si ce n'est totalement finalisé, du moins largement avancé. Elle est l’occasion de transmettre à tous les parents en même temps l’information la plus complète possible, et pour eux celle de vous poser les questions qui leur semblent importantes. C’est le moment où le voyage passe d’une phase reunion-parent-profde projet à une phase de réalisation.

Profitez de cette réunion pour présenter et demander aux parents de signer « L’autorisation parentale pour participer à un voyage scolaire » qui reprend les points importants du projet (dates, destination, objectifs,...), indique les modalités financières, et par laquelle les parents s’engagent.

Pour les collégiens et lycéens, la réunion d'information des parents est aussi l’occasion de présenter et d'expliquer le « Règlement du voyage scolaire », si l'établissement ou vous même en avez rédigé un. Il complète le règlement intérieur de l'établissement, rappelle les règles de vie et le comportement attendus des élèves le temps du séjour, et spécifie les sanctions encourues en cas de manquement. Il doit être signé conjointement par les élèves et leurs parents.

Un exemple de « Règlement du voyage scolaire » vous est proposé dans la fiche de synthèse jointe.

La fiche pratique Keezam « Organiser la réunion d’information d’un voyage scolaire » est à votre disposition pour préparer cette réunion parents.

3ème étape - donner des nouvelles régulières aux familles durant le voyage.

Quel que soit l'âge de leur enfant, les parents sont toujours désireux d’avoir de ses nouvelles régulières quand il passe quelques jours hors du foyer.

Le service de messagerie téléphonique Keezam’tel a été créé pour répondre à cette attente.

Il permet à l’enseignant responsable du voyage de donner des nouvelles à toutes les familles en même temps, en enregistrant gratuitement des messages sur une boite vocale réservée. C’est la façon la plus simple et la plus rapide de rassurer tous les parents, rapidement, et quel que soit le lieu du séjour.

Profitez gratuitement de la messagerie Keezam’tel, ici.

Vous souhaitez plutôt communiquer avec un blog gratuit et sécurisé pour vous et les familles , c'est par ICI

Blog pour classe de découverte

Le plus ! LMAI SANS MENTION OFFERT

A la fin du séjour, les familles peuvent se faire plaisir en se procurant l'album.

Les autres avantages
  • Un super souvenir
  • L'enfant  peut expliquer plus facilement  ce qu'il a fait durant le séjour grâce aux photos
  • Personnalisable

4ème étape - dresser le bilan du séjour, et inviter les parents à y participer.

Enfin, au retour, n’hésitez pas à organiser un petit événement pour tirer le bilan du voyage, en y associant les parents : échange, présentation des travaux d’élèves, diaporama, goûter ou soirée thématique, etc… Votre prochain voyage sera d’autant plus facile à organiser que celui-ci aura été une réussite d’un bout à l’autre.

♦♦♦

La fiche pratique Enseignants accessible ci-dessous contient en annexe :
  • Deux exemples de "Lettre aux parents pour présenter un voyage scolaire"
  • Un exemple de "Autorisation parentale pour participer à un voyage scolaire"
  • Un exemple de "Règlement intérieur de voyage scolaire"
Ces documents sont mis à votre disposition pour vous aider à préparer votre voyage scolaire. N'hésitez pas à vous en inspirer.
Les documents à télécharger et à conserver dans votre dossier :
Fiche pratique Enseignants : lettre de présentation du voyage Fiche pratique Enseignants (.pdf) • Informer les parents d'un projet de voyage scolaire - Modèles de lettre.
Fiches préparation voyage scolaire