1 – Préparer un voyage de classe


Vous organisez un voyage de classe ? Vous projetez de partir avec vos élèves en classe de neige, en classe verte ou en classe de mer ? Vous envisagez un voyage linguistique ou culturel à l’étranger avec des collégiens ou lycéeens ?…

Cette fiche fait le point sur les informations à connaitre et les étapes à respecter pour organiser un voyage scolaire. Elle s’adresse à tous les enseignants, du 1er ou du 2nd degré qui préparent un voyage de classe avec leurs élèves, quels que soient les objectifs de celui-ci, et quelle que soit sa destination.

Pour faciliter l’organisation des voyages scolaires, Keezam met à la disposition des enseignants plus de 50 fiches pratiques, que vous pouvez consulter et télécharger librement. Pour y accéder, cliquez sur…

 

Les différentes étapes pour organiser un voyage scolaire.

 

Classes concernées :
  • Toutes les classes, du 1er et du 2nd degré, partant en voyage de classe en France ou à l’étranger.

 

Voyage de classe : de quoi parte-t-on ?

 

Pour l’Education Nationale, un voyage de classe est une sortie, organisée sur le temps scolaire par un ou plusieurs enseignants, et comprenant au moins une nuitée hors domicile. Il peut durer jusqu’à cinq jours pris sur le temps scolaire, mais peut aussi être organisé hors de celui-ci ou « mixer » temps scolaire et temps extra-scolaire, en intégrant par exemple un week-end. Il peut avoir pour destination la France ou l’étranger.

A la différence des sorties journalières, organisées exclusivement durant le temps scolaire et qui font le plus souvent partie intégrante des programmes, un voyage de classe est le choix d’une équipe éducative. Il n’a pas de caractère obligatoire même s’il est conseillé, et nécessite d’obtenir l’accord des parents ou responsables légaux.

Un voyage scolaire répond à un objectif pédagogique. Il concerne un groupe homogène d’élèves – une classe de niveau, des élèves partageant une même option ou travaillant sur un projet commun,… – et s’articule autour d’un projet pédagogique préalablement défini.

Même si la gratuité de l’enseignement est un principe fondamental en France, une participation financière peut être demandée aux familles. Mais les textes législatifs précisent que celle-ci « ne doit pas être discriminatoire au regard des capacités financières des familles ».

Les familles doivent donc être informées de tous les aspects du projet, et décider librement de laisser leur enfant y participer ou pas. Si un élève ne participe pas à un voyage de classe, l’établissement scolaire est tenu de l’accueillir dans les conditions habituelles, et de l’intégrer à une autre classe de temps du voyage.

Enfin, si la responsabilité du voyage incombe d’abord à l’enseignant ou à équipe qui l’organise, l’autorisation administrative de départ dépend :

  • dans le premier degré, de l’Inspection Académique, après validation du projet par l’Inspection de Circonscription.
  • dans le second degré, de la direction de l’établissement, après délibération du Conseil d’Administration.

 

Compte tenu des délais nécessaires pour certaines démarches, commencer tôt l’organisation du projet est la meilleure façon de ne pas être débordé à l’approche du départ. Cela permet aussi de travailler plus confortablement, et d’impliquer les élèves et leurs parents.

 

Les étapes pour organiser un voyage de classe.

 

1 – Définir le Projet Pédagogique.

 

Le Projet Pédagogique constitue en quelque sorte le « dossier officiel » du voyage. Il explique les motivations, les objectifs pédagogiques et actions prévues pour les atteindre, la méthode d’évaluation mise en place, ainsi que l’organisation pratique du voyage.

Le Projet Pédagogique est le document sur lequel se base l’autorité de tutelle pour juger de la pertinence du voyage, de son intérêt pédagogique pour les élèves, et au final donner – ou refuser – son accord. Il peut aussi être utilisé pour convaincre les familles de l’intérêt pour leurs enfants de prendre part au voyage.

Pour préparer cette étape importante, et bâtir votre propre projet, consultez les fiches :


2 – Déterminer le programme, choisir les prestataires, établir un budget prévisionnel.

 

Le choix du programme puis la recherche des prestataires – transport, hébergement, restauration, visites, activités,… – permettent d’établir un budget global prévisionnel. Ce budget n’est pas définitif, mais il est indispensable pour avoir une idée du coût par élève, et de la participation qui sera demandée aux familles.

En fonction de ce premier budget, le programme peut être modifié : les réponses apportées par les prestataires sont-elles les plus pertinentes ? Existe-t-il des solutions plus économiques sur tel ou tel poste de dépenses ? Certaines activités peuvent-elles être organisées sans recourir à un intermédiaire ? … Prévoyez quelques semaines pour peaufiner le projet, interroger éventuellement d’autres prestataires, imaginer des solutions alternatives et trouver finalement le meilleur compromis entre les objectifs et les coûts. Et surtout, n’hésitez pas à faire jouer la concurrence.

Le budget prévisionnel permet aussi de partir en quête de subventions. De très nombreuses collectivités territoriales – Mairie, Conseil Général, Conseil Régional – disposent de crédits alloués aux voyages scolaires, sans pour autant en faire la publicité. Renseignez-vous auprès des autorités locales, des collègues ou d’autres établissements, sachant que les demandes de subvention qui ont le plus de chances d’aboutir sont souvent celles qui arrivent en premier.

Les mêmes démarches peuvent être effectuées auprès des organismes ou associations liées à l’établissement : amicale scolaire, Foyer Socio-Educatif, Association de parents d’élèves, etc…

Ces subventions – qu’elles proviennent d’organismes publics ou privés – peuvent diminuer le coût pour les familles dans des proportions importantes et permettre à des élèves de partir. Il s’agit donc d’un élément à ne pas négliger.

Pour préparer cette étape, consultez notamment les fiches :


3 – Associer, informer et rassurer les parents.

 

Plus les parents sont informés et associés au projet, plus ils y adhèreront, et plus le lien de confiance entre équipe éducative et familles s’établira facilement. Parlez leur du projet de voyage de classe le plus tôt possible, en présentant en quelques mots ses grandes lignes : dates, destination, objectifs, prix estimatif par élève, etc. Un simple courrier indiquant une fourchette de prix et demandant un accord de principe suffit dans un premier temps.

Si la destination est un pays étranger, indiquez aussi rapidement aux parents les éventuelles démarches administratives nécessaires : autorisation de sortie du territoire, carte d’identité ou passeport, visa, Carte Européenne d’assurance maladie, etc… Tous ces renseignements, selon le pays de destination et de la situation personnelle de chaque élève, sont disponibles sur la fiche pratique Keezam : « Séjour à l’étranger : les formalités ».

Messagerie parents - Voyage de classeDans un second temps, lorsque le projet est bien avancé, organisez une réunion d’information en présence de tous les parents. C’est l’occasion de leur présenter l’ensemble du voyage, de valider définitivement les inscriptions, de les rassurer, et de transmettre les ultimes recommandations. C’est le moment aussi de parler participation financière, organisation pratique, fiche de suivi sanitaire, trousseau des élèves, etc. Si vous utilisez la messagerie parents Keezam’tel, profitez de la réunion pour distribuer les Modes d’Emploi complétés du Code Séjour attribué au voyage.

Pour préparer cette étape, consultez notamment les fiches :

 

… ainsi que les fiches trousseau proposées par Keezam.

 

4 – Obtenir l’accord de l’autorité de tutelle.

 

Dans le 1er degré, le projet de voyage doit être remis :

  • à la direction de l’école qui valide son contenu,
  • à l’IEN de la Circonscription, qui vérifie les aspects pédagogique,
  • à l’IA qui est seule habilitée à délivrer l’autorisation de départ.

 

En pratique, c’est l’Inspection de Circonscription qui transmet le projet à l’Inspection Académique. Après accord, l’IEN remet à l’enseignant demandeur un ordre de service.

Le dossier complet – Projet Pédagogique, budget, liste des élèves, liste des encadrants, etc… – doit être remis à l’IEN :

  • 5 semaines au minimum avant le départ pour un séjour dans le même département,
  • 8 semaines au minimum avant le départ pour un séjour dans un autre département,
  • 10 semaines au minimum avant le départ pour un séjour à l’étranger.

 

Par précaution, prévoyez 1 ou 2 semaines supplémentaires pour anticiper d’éventuelles difficultés : pièce manquante, modification d’un élément, retard administratif,…

Dans le second degré, c’est au Chef d’Etablissement de délivrer l’autorisation de départ, après accord du Conseil d’Administration. Pour éviter de mauvaises surprises, intégrez dans votre planning les dates du CA.

 

5 – Vérifier la situation de chaque élève avant le départ.

 

Le projet étant validé par l’administration, les prestataires retenus et le budget définitif établi, assurez-vous une dernière fois que chaque élève remplit toutes les conditions pour partir :

  • La participation financière a-t-elle été réglée ? Si, non, un échéancier a-t-il été mis en place avec l’établissement ?
  • La Fiche de Liaison Sanitaire a-t-elle été correctement remplie et signée par les parents ? Les éventuelles ordonnances médicales sont-elles à jour ? Si l’élève bénéficie d’un PAI, est-il suffisant ou faut-il prévoir un PAI « voyage scolaire » ?
  • Une attestation d’assurance en responsabilité civile a-t-elle été remise à l’établissement en début d’année ?
  • En cas de séjour à l’étranger, l’élève dispose-t-il des papiers administratifs nécessaires selon sa situation personnelle ?

 

D’un point de vue pratique, même pour si les collégiens ou lycéens sont responsables de leurs papiers d’identité durant le voyage, demandez avant le départ une photocopie des cartes d’identité et passeports. Cela permet de vérifier leur validité, et pourra surtout être d’une aide précieuse en cas de perte de l’original durant le séjour.

… votre voyage est alors fin prêt. Ne vous reste plus qu’à en profiter pleinement avec vos élèves !

 

Les documents à télécharger et à conserver dans votre dossier :
Fiche Enseignant - Préparer un voyage de classe Fiche pratique Enseignants (.pdf)
• Préparer et planifier un voyage de classe, de la maternelle à la terminale.

 
Répondeur voyage de classe

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